Elearning bij wegeners whk academy

Wegener, in 1903 gestart met een lokaal nieuws- en advertentieblad, is uitgegroeid tot een toonaangevend mediaconcern. Koninklijke Wegener NV is gespecialiseerd in kranten en multimedia. Eén van de Business Units is Wegener huis-aan-huiskranten. De eigen medewerkers noemen dit onderdeel WHK. De orginasatie is verdeeld in een front-office, waarin Commercie, Redactie en Operations functioneren en een back-office, waarin ondermeer de afdelingen Marketing en P&O een plaats hebben.

Wegener huis-aan-huiskranten geeft in 11 regio’s binnen Nederland circa 225 titels uit. Daaraan werken circa 1000 mensen. Aangezien de PC-omgeving wat verouderd was en er verschillende pakketversies gebruikt werden, is besloten alle werkplekken te voorzien van Microsoft Office 2003. WHK Academy stimuleert en coördineert de training van alle medewerkers in dit softwarepakket. Zij besloten gebruik te maken van een e-learning traject van Broekhuis Training Groep.

Office

Mede door de grote spreiding van WHK-kantoren werden bij Wegener diverse, soms flink verouderde versies van Microsoft Office gebruikt. Dat leverde uiteraard ondersteunings- en uitwisselingsproblemen op. Daarom is besloten alle ongeveer 1000 medewerkers van WHK in 2007 en 2008 te voorzien van Microsoft Office 2003. In veel gevallen was daarvoor nieuwe hardware nodig en werd er dus ook een nieuwe PC geïnstalleerd. De volledige coördinatie hiervan ligt in handen van de interne afdeling BIM (Business Information Management).

E-learning

Wegener noemt zichzelf een ‘lerende organisatie’. Ze zijn van mening, dat van de medewerkers niet verwacht kan worden zichzelf wegwijs te maken in Office 2003. Echter, ze willen wel dat mensen efficiënt met software omgaan. Broekhuis Magazine sprak met Aliede Blaauw, opleidingscoördinator van WHK Academy. Dit bedrijfsonderdeel verzorgt de opleidingsbehoeften. Men ging in 2006 op zoek naar een partner, die voor zo’n grote groep mensen Office trainingen zou kunnen verzorgen. Al snel bleek dat e-learning grote voordelen zou bieden.

Broekhuis

Zoals gebruikelijk bij dit zoort trajecting werd een aantal opleiders uitgenodigd. Broekhuis Training Groep sprong eruit als de opleider met de meeste ervaring op het gebied van e-learning en het begeleiden van grote trajecten. Daarnaast paste de aanpak van de organisatie uitstekend bij die van WHK. Mevrouw Blaauw: “Zo’n 1000 mensen opleiden door bijna heel Nederland is een enorme klus. E-learning leek ons om meerdere redenen ideaal. De cursisten kunnen het materiaal in hun eigen tempo doornemen. De lessen kunnen vanuit elk locatie, zelfs thuis, worden doorgenomen. Ook is er een goede controle op de vorderingen van elke cursist.”

Drie onderdelen

Op welke manier wordt gebruik gemaakt van de e-learning oplossing van Broekhuis? “Het Mediaplus systeem van Broekhuis kent drie onderdelen”, legt mebrouw Blaauw uit. “In een aanvangstoets wordt het bestaande kennisniveau van de medewerker bepaald. Onderwerpen die hij of zij goed beheerst, komen later in de training niet meer aan de orde. Elke medewerker kan dus een eigen instapniveau hebben. Hierna gaat het trainingsgedeelte van start. Dit duurt per applicatie tussen de 4 en 8 uur. Aan het einde van het traject wordt per applicatie een eindtoets afgenomen. Wij hebben gesteld, dat meer dan 80% van de vragen goed beantwoord moet worden om te kunnen slagen.”

Stimuleren

WHK Academy legde direct vanaf de start van het project veel nadruk op het stimuleren van deelname. Dit is juist bij een e-learning traject van groot belang. Vooraf kregen alle medewerkers een papieren handleiding thuisgestuurd. Deze beschreef niet alleen de technische omgeving, maar legde ook uit wat het doel van het opleidingstraject was. De medewerkers werden verder gestimuleerd de lessen thuis achter de computer te volgen. Op de zaak was natuurlijk ook mogelijk, maar de kans op afleiding is daar vele malen groter. Als beloning kregen alle medewerkers die geslaagd waren een officieel certificaat namens Broekhuis én een Office 2003 licentie van het bedrijf. Hierdoor kunnen zij pakketten als Word of Outlook 2003 ook thuis legaal gebruiken.

Controleren en feliciteren

Binnen WHK zijn zeven regiocoördinatoren aangesteld. Zij ontvangen wekelijks rapportages van Broekhuis. Hieruit is af te leiden welke medewerkers die week zijn gestart, wat hun status is en wie er zijn geslaagd. Mevrouw Blaauw: “De regiocoördinatoren zijn erg belangrijk. Zij rapporteren aan de manager van de medewerker, wanneer deze nog niet is gestart. Bij het succesvol afsluiten van het e-learning traject sturen zij de deelnemer een persoonlijk berichtje. Direcht daarna worden het certificaat en de Office licentie naar de leidinggevende gestuurd. Deze kan de uitreiking een feestelijk tintje geven, zodat de medewerker ook echt voelt dat de prestatie gewaardeerd wordt. Als extra stimulans wordt op ons intranet wekelijks vermeld hoeveel mensen geslaagd zijn.”

Ervaringen

“Veel medewerkers vonden het in het begin moelijk om van start te gaan met het e-learning traject”, zegt mevrouw Blaauw. “Toen ze éénmaal begonnen waren, viel het de meesten enorm mee. E-learning was nieuw voor ons. In het begin zijn onze helpdesk en Broekhuis veelvuldig aangesproken, maar gaandeweg het traject is alles prima opgelost.” Kan elke medewerker eigenlijk zo’n e-learning traject volgen? “Ja, maar het bleek dat een goede handleiding en een inleidend filmpje op de e-learning site erg belangrijk zijn. Desondanks zijn er mensen, die niet goed kunnen leren via de computer. Voor hen wordt binnenkort de mogelijkheid geboden de training alsnog klassikaal met een echte docent in een mobiel lokaal van Broekhuis Training Groep te volgen, zodat ook zij het certificaat kunnen behalen.” Konden de mensen ook vragen stellen? Mevrouw Blaauw: “Ja, Broekhuis had een e-couch die schriftelijke vragen beantwoordde. Daarnaast kent het systeem een forum waarop onder meer de meest gestelde vragen staan. Wat wij ook merkten: op sommige kantoren hielpen de medewerkers elkaar na werktijd met de e-learning lessen. Dat was erg leuk om te zien!”

Project

Momenteel loopt naast het basistraject voor Word, Excel en Outlook ook een gevorderdentraject met certificering op expertniveau. Hierin kunnen ook pakketten als PowerPoint of Access worden gevolgd. Het gehele project staat gepland voor een afronding in maart 2008. Op het moment van schrijven is tweederde van de WHK-medewerkers al begonnen en heeft ruim de helft het certificaat behaald. Wegener is dan ook tevreden over de resultaten. Mevrouw Blaauw bedankt de Broekhuis organisatie én de heren Bronsema en Ter Haar van de eigen afdeling BIM for het succesvol uitrollen van de nieuwe PC- en Office omgeving onder het motto ‘Future Proof Workspace’.